Serie, Teil 2: Beschaffung neu gedacht
Die 5 grössten Stolpersteine in der Beschaffung – und wie man sie erkennt
Wenn man mit Betrieben spricht, fällt schnell auf: Die meisten Herausforderungen in der Beschaffung sind nicht fachlicher Natur. Sie entstehen im Alltag – genau dort, wo viele Bestellungen gleichzeitig passieren, Informationen verstreut sind und unterschiedliche Personen beteiligt sind. Und oft sind es dieselben fünf Stolpersteine, die in vielen Küchen, Hotels und Heimen immer wieder auftreten.
1. Zu viele Bestellwege für dieselben Lieferanten
Telefon, Mail, Webshops, WhatsApp – jeder Lieferant hat einen anderen Weg, jede Abteilung eine eigene Routine.
Das klingt flexibel, erzeugt aber Chaos.
Woran man es erkennt:
- Rückfragen häufen sich
- Bestellungen fehlen, kommen doppelt oder verspätet
- Mitarbeitende sind unsicher, „wie dieser Lieferant bestellt wird“
Je mehr Wege, desto weniger Übersicht.
2. Preise sind nicht dort, wo man sie braucht
Aktuelle Preise liegen oft in PDFs, in E-Mails, auf Websites oder in der letzten Offerte.
Das führt zu Unsicherheiten und – ungewollt – falschen Bestellungen.
So zeigt es sich im Alltag:
- „Ich dachte, das sei günstiger.“
- Keine einheitliche Basis für Kalkulationen
- Abweichungen im Monatsabschluss
Preistransparenz ist ein zentraler Hebel, um effizienter zu arbeiten – fehlt sie, wird’s teuer.
3. Favoritenlisten und Excel-Chaos
Viele Betriebe haben Listen für „unsere Artikel“. Das klingt gut, funktioniert aber selten lange.
Typische Anzeichen:
- veraltete Favoriten
- Mitarbeitende führen eigene Versionen
- niemand weiss, welche Liste die richtige ist
Zu viele Dateien – zu wenig Struktur.
4. Unklare Rollen und Verantwortlichkeiten
Wer bestellt? Wer gibt frei? Wer kontrolliert die Lieferung?
Im Alltag verschwimmen die Rollen oft, besonders bei Abwesenheiten.
So erkennt man das Problem:
- Doppelbestellungen
- Unklare Zuständigkeiten bei Reklamationen
- „Ich dachte, du machst das heute.“
Wenn ein Prozess nicht klar definiert ist, wird er schnell ineffizient.
5. Keine Übersicht über Mengen und Ausgaben
Viele Betriebe wissen erstaunlich wenig darüber, wie viel sie bei welchen Lieferanten bestellen – und wie sich Kosten über das Jahr entwickeln.
Typische Symptome:
- Überraschungen im Budget
- fehlende Vergleichsmöglichkeiten
- Entscheidungen basieren auf Gefühl statt Daten
Dabei wären diese Informationen der Schlüssel zu echten Einsparungen.
Alle fünf Stolpersteine haben denselben Ursprung: Informationen und Prozesse sind nicht zentral organisiert. Es fehlen Übersicht, Einheitlichkeit und Transparenz – und das behindert den Alltag viel stärker, als man denkt. Wie Betriebe diese Stolpersteine effizient beseitigen können – und warum ein zentraler Bestellzugang der entscheidende Schritt ist – darum geht es in Teil 3 dieser Serie.