Serie, Teil 1: Beschaffung neu gedacht
Warum Beschaffung in vielen Betrieben unnötig kompliziert ist
Es ist früher Morgen im Betrieb. Die Küche läuft an, jemand sucht die aktuelle Preisliste, ein anderer versucht sich zu erinnern, ob die letzte Gemüsebestellung per Telefon oder per WhatsApp rausging. Währenddessen trudeln bereits die ersten Fragen ein: „Hat jemand die Fleischbestellung gemacht?“ oder „Gab es bei Milchprodukten nicht eine neue Aktion?“.
Solche Situationen erleben viele Gastronomiebetriebe, Hotels und Heime nahezu täglich. Und fast immer liegt die Ursache nicht in den Mitarbeitenden selbst – sondern in einem Beschaffungsprozess, der über die Jahre unübersichtlich geworden ist.
Die Anforderungen an die Beschaffung haben sich verändert. Betriebe arbeiten mit mehr Lieferanten, mehr Artikeln und dynamischeren Preisen als früher. Zeitgleich steigt der Druck, effizient zu bestellen und Kosten zu kontrollieren. Trotzdem nutzen viele noch dieselben Bestellwege wie vor zehn Jahren: Telefon, E-Mail, Webshops, Excel-Listen, Messenger-Apps. Jeder Lieferant hat ein eigenes System, jede Abteilung eine eigene Routine.
Dadurch entsteht Komplexität, die im Alltag kaum zu bewältigen ist:
Was viele nicht wissen: Die meisten dieser Schwierigkeiten sind organisatorischer Natur – und entstehen, weil Informationen und Bestellungen nicht zentralisiert sind. Nicht die Anzahl der Lieferanten macht den Prozess kompliziert, sondern die Anzahl der Wege, wie man sie kontaktiert.
Wer Bestellungen, Preise und Lieferanten an einem Ort bündelt, löst viele Probleme von selbst. Und Betriebe gewinnen etwas zurück, das im Alltag oft fehlt: Übersicht, Ruhe und Zeit. Wie genau die typischen Stolpersteine aussehen und woran man sie erkennt – darum geht es in Teil 2 dieser Serie.